エグゼクティブアシスタントのための厳しいインタビューの質問

ほとんどのインタビューは候補者の経験、教育、および経歴について学ぶことに焦点を当てていますが、エグゼクティブアシスタントのインタビューはそれに別のレベルを持っています - それは詳細な能力、機密性とタクトのそれです。 面接候補に厳しい仮説的な質問をすることは、あなたが彼らが最も重要な経営者レベルのタスクを引き受ける能力についての深い理解を得るのを助けるでしょう。

一般的な紹介の質問

教育資格に関する一般的な「知り合い」の質問、および上級管理職で働いている彼女の経験を尋ねることによって、厳しいインタビューの質問の基礎を築くことをお勧めします。 雇用期間、およびなぜ申請者が以前の職を辞めたのかについて尋ねます。 これはあなたが彼女がどれほど上手にストレスに対処しているか、そして赤旗を掲げるかもしれない軽減要因があるかどうかを判断するのを助けるでしょう。 例えば、申請者がフラストレーション、厳しい期限、または複数の同時タスクを処理できない場合などです。

機密性

エグゼクティブアシスタントは、ある程度の機密性を伴う責任を負うことがよくあります。 エグゼクティブアシスタントは、旅行の手配をするためにクレジットカードを使用する必要があるかもしれませんし、個人的な電子メールと通信を表示する必要があるかもしれません。 申請者がこの種の責任をどのように処理するかについて質問してください。

  1. どのような種類の情報を機密性が高いと考えていますか。

  2. 機密情報や機密情報を含むコンピュータのファイル、電子メール、またはプリントアウトをどのように処理しますか。

  3. 同僚が上司についてのオフィスの噂についてあなたに尋ねた場合、どうしますか?

コミュニケーション

エグゼクティブアシスタントには、内外を問わず、効果的にあなたと会社を代表するためのしっかりした高度なコミュニケーションスキルが必要です。 優れたライティングスキルと電話エチケットを持っていることに加えて、申請者はまた、必要に応じて主張し、必要に応じて対応し、常にプロフェッショナルであることができるはずです。 ここにいくつかの難しい質問があります。

  1. あなたが答えに「いいえ」を取らないであろう欲求不満で好戦的なクライアントを扱った時間について教えてください。

  2. 上司の代わりに会議出席依頼を辞退する方法を説明します。

  3. あなたの上司が到達しにくい役員との約束を守ろうとするようにあなたに頼んだ場合は、それを実現するためにどのように取り組むかについて説明してください。

マルチタスク

エグゼクティブアシスタントは、マルチタスキングだけでなく、急速に変化する作業環境になる可能性のあるタスクで優先順位を付ける方法を考えることも担当します。 彼女がどのようにスケジュールを調整するかを学ぶために、彼女にこれらの質問をしてください:

  1. あなたがサポートする役員が2つのハイレベルスピーキングエンゲージメントに同時に参加するよう求められた場合、両方の要求に対応するためにどのようにスケジュールを調整しますか?

  2. 理事会の会議が長続きしていて、あなたの上司が町の反対側での別の約束に遅れるとしたら、どうすれば彼女が両方の義務を果たしていることを確認することができますか。

  3. あなたが戻ってくるための12の電話がある場合、どのようにあなたはそれらに取り組むための順序を優先しますか?

テンポの速い環境

組織のスキルは、テンポの速い職場環境のエグゼクティブアシスタントにとってきわめて重要です。 次の質問をして、あなたの候補者がどの程度ストレスに対処しているかを学びましょう。

  1. あなたが仕事に圧倒されたと感じた時間について教えてください。

  2. 緊急のプロジェクトが発生したときに差し迫った期限をどのように処理するかを説明します。

  3. 競合する職場の優先事項を最優先に保つために、自分自身で組織化した最も効果的な方法の概要を説明します。

可用性と柔軟性

通常の8時間勤務で勤務するエグゼクティブはほとんどいないため、エグゼクティブアシスタントは通常の勤務時間外の勤務も可能であると予想されることがよくあります。 候補者がこの種のスケジューリングに寛容であるかどうかを知るためには、次の質問をしてください。

  1. 夜間や週末など、時々家で仕事をすることについてのあなたの哲学は何ですか?

  2. あなたのスケジュールはどれほど柔軟なのか教えてください。

  3. あなたがあなたが典型的な就業日の環境の外であまりにも多くをするように頼まれたと感じた時と、あなたがその要求をどのように処理したかについて話し合ってください。

もちろん、あなたがエグゼクティブアシスタント候補者に提起したいかもしれないあなたのビジネスまたは業界に特有の問題があるでしょう。 最良の結果を得るには、候補者が自分のアプローチ、スタイル、または運用方法について詳しく説明できるような自由回答形式の質問をするか、過去に同様の状況をどのように処理したかの例を求めてください。