プロジェクトコーディネーターのヒント

プロジェクトの調整と管理には、多様なスキルと知識が必要です。 幸いなことに、プロジェクト管理の専門職は近年進化してきました。 Project Management Instituteは、いくつかの資格についての認証を提供しています。 中小企業で成功したプロジェクトコーディネーターは、PM ToolsなどのWebサイトで公開されているヒント、テクニック、およびツールを使用して、彼女とプロジェクトチームが予定どおりに予算内で仕事を遂行できるようにします。

開始

効果的なプロジェクトコーディネーターは、実際の作業が始まる前に、作業の開始時に利害関係者からビジネス要件を収集します。 利害関係者のニーズを分析し、競合を解決し、意思決定をタイムリーに伝達することで、プロジェクトコーディネーターがチームを迅速に製品またはサービスの開発に導くことができます。 効果的なプロジェクトコーディネーターは通常彼らの発見を文書化するために専門家によって開発されたテンプレートに記入します。 たとえば、Microsoft Office Templates Webサイトでは、プロジェクト管理文書テンプレートにアクセスできます。

計画中

計画には通常、作業詳細構造を持つ詳細なプロジェクト計画、割り当てられたリソース、および予算などの文書の作成が含まれます。 効果的なプロジェクトコーディネーターは、これらの計画を使用して、利害関係者やスポンサーから正式な承認を得ます。 中小企業のプロジェクトコーディネーターは、Zoho、dotProject、GanttProjectなどのフリーソフトウェアを使用して包括的な計画を立てることができます。 これらのツールは、中小企業が実際に必要としないかもしれない高価なプロジェクト調整および管理ソフトウェアを購入する代わりに費用対効果の高い代替手段を提供します。

実行中

プロジェクトの作業が開始されると、効果的なプロジェクトコーディネーターが活動を指示し、すべての担当者が自分のタスクを予定通りに実行するためのスキル、知識、および備品を確実に持つようにします。 効果的に調整するために、プロジェクトチームは脅威と機会に迅速に対応する必要があります。 これらのリスクをうまく管理するには、通常、プロジェクトに影響を与える可能性のある潜在的なイベントを定義するリスクレジスタを維持する必要があります。 Microsoft SharePoint、Jive、その他のプラットフォームなどのコラボレーションテクノロジを使用して、プロジェクトコーディネータとチームメンバは、スケジュール通りに作業を進めるために関連情報を共有できます。

モニタリングと管理

プロジェクトのモニタリングおよび管理の過程で、成功したプロジェクトコーディネーターはチームメンバーからのステータスレポートを要求し、質の高い製品とサービスが確実に作成されるようにします。 チームを率いることは、改善の分野のためにプロセスを分析することをしばしば含みます。 効果的なプロジェクトコーディネーターは、より早く、より安く、より良い結果を得るための方法を見つけることによって、自社が競争力を獲得し維持するのを助けます。 成功したコーディネーターは、必要なときに上司に助けを求めます。

閉鎖

プロジェクトが完了すると、効果的なプロジェクトコーディネーターは次のプロジェクトを開始するだけではなく、完了した努力を反映します。 彼らは成功を祝います。 彼らはまた、チームが克服した問題を文書化しているので、誰もが同じ間違いを2回繰り返すことを避けることができます。 プロジェクトコーディネーターは、学んだヒントを他の従業員や専門機関と共有する必要があります。 中小企業のプロジェクトコーディネーターも、Project Management InstituteのWebサイトで入手できるケーススタディ、ホワイトペーパー、その他のドキュメントを読むことで恩恵を受けます。 彼らはこの情報を使用して、その後のプロジェクト調整作業を改善することができます。