コンピュータで資産を追跡する方法

コンピュータやオフィスの技術、ソフトウェア、自動車、道具、家具、その他の耐久財を含む事業資産を追跡することは、あなたがあなたの事業の価値を追跡するのを助け、在庫管理手段として役立ちます。 盗難、火災、または自然災害の発生時にオフィスのコンテンツを箇条書きにする必要性に直面したことがある場合は、所有しているもののカタログが、紛失したものの代替品を入手するために不可欠です。 コンピュータ技術を使用すると、記録の保存が簡単になり、記録内容の詳細と範囲が広がります。

資産スプレッドシート

ビジネス資産に関する情報を記録するために特別なソフトウェアに投資することはできますが、Microsoft Excelはコンピューターベースの資産追跡のための強力なツールを提供します。 機器のリースと購入に特化したExcelワークブックを設定した場合は、アクセスしやすい形式でレコードを一元管理し、Excel機能を使用して機器の使用期間を計算できます。 購入した機器とリースした機器用に別々のワークシートを含むワークブックを作成するか、ステータス列を使用してどれがどれかを指定します。 それぞれの取得の「5 W」を記録します - いつ、誰から、そしてどこでそれを取得し、それが必要なのか - そしてモデルとシリアル番号を含むユニット自体の詳細を追加します。 資産を社内の追跡番号または資産タグで刻印する場合は、この情報もスプレッドシートに記録してください。

購入トラッキング

オフィス機器、コンピュータ、ソフトウェア、会社の車両、またはその他の物的資産を購入するときは、発注書の発行、ベンダー提案の要求の準備、今後の買収に関する電子メールの交換、および製品出荷に関する追跡データの受け取りを行うことができます。 これらの通信と文書のコピーは、資産記録専用のフォルダにコンピュータに保存してください。 保険金請求や資産の追跡が必要な状況で、特定の資産を取得した場所と時期を確定する必要がある場合は、購入記録に貴重な詳細情報が記載されています。

写真とビデオ

あなたのオフィスの資産の視覚的な記録を作成していない場合は、すでに持っているものから始めて、各機器の購入時にそれに追加してください。 これらの記録は、盗難や紛失の場合に保険金請求を提出する必要がある場合に不可欠な詳細を提供します。 デジタルカメラを使用して、各製品の製造元、モデル、シリアル番号、およびその他の識別情報を表示するプレートまたはステッカーのクローズアップを含む機器を撮影します。 写真とビデオの映像をコンピュータに転送して、他のデジタル記録と一緒に保存します。 機器ごとに個別のフォルダを作成し、特定の種類のドキュメントを保持するためにサブフォルダを組み込みます。 これらのプロセスは、デジタル資産やソフトウェアなどの仮想資産よりも、有形資産への対応に適しています。

ユーザーガイド

一部のビジネス機器にはまだ印刷された文書が付属していますが、製造元はユーザーガイドやトレーニングマニュアルの提供にPDFファイルへの依存度を高めています。 あなたのオフィスアセットの電子的に利用可能なすべての文書をあなたのコンピュータベースの記録管理に含めることを意味するならば、あなたは問題を解決しそして新入社員が実地の機器を操作することを学ぶのを助けるためにこれらの資料をすぐに保存しアクセスできる。

検討事項

あなたの唯一のコピーが保険金請求の一部となるコンピュータ上に存在するのであれば、デジタルレコードは役に立ちません。 電子化された記録のデジタルコピーおよび印刷されたコピーを、自宅または職場以外の少なくとも1か所に保管するために、セーフティボックスまたは他の施設外の保管場所を維持してください。 デジタルバックアップコピーをクラウドベースのストレージサイトに保存することを選択できます。 記録をアーカイブする方法と場所にかかわらず、データだけでなく資産も失われないように、複数のコピーを保存してください。